KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, której zadaniem jest całkowita transformacja sposobu wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w Polsce. System wprowadza rewolucję w dokumentacji obrachunkowej, zmieniając tradycyjny model bezpośredniej wymiany faktur między kontrahentami na model, w którym państwo pełni rolę pośrednika.
Definicja i cel systemu
KSeF jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur elektronicznych w formacie XML. Głównym celem wprowadzenia systemu jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. Wszystkie dokumenty fakturowe przepływają przez państwowy system, co daje fiskusowi bieżące informacje dotyczące transakcji zakupu i sprzedaży realizowanych przez podatników.
Innowacja polega na tym, że faktura nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta – sprzedawca wysyła ją do KSeF, gdzie system dokonuje walidacji, przydziela unikalny numer identyfikacyjny, a następnie udostępnia ją nabywcy. Od momentu nadania numeru KSeF faktura uważana jest za wystawioną.
Jak działa KSeF w praktyce
Proces fakturowania w systemie KSeF przebiega w czterech głównych krokach. Najpierw sprzedawca tworzy fakturę w swoim programie finansowo-księgowym, który musi być zintegrowany z KSeF. Program generuje dokument w formacie XML i wysyła go do centralnego systemu. KSeF weryfikuje poprawność techniczną faktury – sprawdza zgodność ze standardem XML – i jeśli wszystko jest w porządku, nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny oraz wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Na koniec faktura staje się dostępna dla nabywcy w systemie, który może ją pobrać i zaimportować do swojego systemu księgowego.
To rozwiązanie eliminuje tradycyjne zagrożenia związane z wymianą faktur. Znika ryzyko zagubienia dokumentu, opóźnienia dostarczenia czy też problemu z brakującą fakturą na koniec miesiąca. Faktura jest zawsze dostępna w jednym centralnym miejscu dla obu stron transakcji.
Standardyzacja i bezpieczeństwo danych
Jedną z kluczowych cech KSeF jest całkowita standaryzacja formatu faktur. Każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF zawiera takie same dane, w tym wszystkie pozycje widniejące na dokumencie. To oznacza, że systemy informatyczne mogą automatycznie odczytywać dane z faktur bez ryzyka błędu czy nieporozumienia.
System posiada również funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych. Dostęp do KSeF odbywa się za pośrednictwem Profilu Zaufanego, tokena czy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Korzyści dla przedsiębiorców
Dla firm korzystających z KSeF wiąże się to z konkretnymi uprawnieniami podatkowymi. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur, uzyskują dodatkowe korzyści podatkowe. Szczególnie istotne są:
- Zwolnienia i uproszczenia proceduralne – podatnicy ulegają zwolnieniu z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, ponieważ tę odpowiedzialność przejmuje sam KSeF. Znika również obowiązek przekazywania na żądanie urzędu plików JPK_FA (Jednolitego Pliku Kontrolnego Faktury).
- Przyspieszenie zwrotów podatku.
- Automatyzacja procesów – większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznacza skrócenie czasu poświęcanego na formalności przy rozliczeniach oraz zdecydowane zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.
Łatwiejszy dostęp do dokumentów – możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Wpływ na kontrole VAT i uszczelnienie podatku
Z perspektywy fiskusa wdrożenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur daje się przełomową zmianę. Wprowadzenie KSeF uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, ponieważ administracja podatkowa będzie dysponować bieżącymi, wiarygodnymi informacjami o wszystkich transakcjach. Konsekwencją tego jest uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.
Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF
Pierwotnie planowano wdrożenie KSeF już w 2024 roku, ale ze względu na brak odpowiedniej infrastruktury informatycznej termin przesunięto. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT 25 lipca 2025 roku, ostatecznie ustalając harmonogram wprowadzenia obowiązku.
Obowiązkowy KSeF będzie wdrażany etapami:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek dla dużych firm, których wartość sprzedaży brutto w roku 2024 przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, czyli mikro, małych i średnich firm, zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT.
- Od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek dla najmniejszych firm, których łączna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie.
Warto zaznaczyć, że obowiązek odbierania faktur w KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku, dlatego warto przygotować się do zmian wcześniej.
Możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF
Do momentu, gdy obowiązkowe fakturowanie przez KSeF wejdzie w życie, przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu. Oznacza to, że firmy mogą testować system i przygotowywać się do zmian bez pośpiechu. Mogą wykorzystać KSeF do elektronicznego tworzenia, wysyłania i przetwarzania faktur jednocześnie z możliwością wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych. W praktyce oznacza to, że w okresie przejściowym mogą dokumentować część faktur za pośrednictwem KSeF, a część tradycyjnymi metodami.
Wyjątki i zwolnienia
Choć obowiązek będzie dotyczył większości przedsiębiorców, istnieją jednak grupy zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Dotyczy to przede wszystkim podatników zwolnionych z VAT oraz podmiotów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Wyjątek dotyczą również transakcji wykonywanych w ramach procedury OSS i IOSS.
Wpływ na biznes – zmiany procesu fakturowania
Dla przedsiębiorców obowiązkowy KSeF to zmiana wymagająca przygotowania. Każda firma będzie musiała posiadać techniczne możliwości integracji z systemem KSeF poprzez odpowiednie oprogramowanie. Będzie również konieczne zapewnienie odpowiedniej autoryzacji dostępu do systemu. W wielu przypadkach będzie to wiązać się z koniecznością zmiany dotychczasowych procesów księgowych oraz systemów fakturowania.
Jednak pomimo wymaganych przygotowań, wdrożenie KSeF niesie ze sobą znaczące uproszczenia. Automatyzacja procesów, eliminacja błędów administracyjnych, szybsze zwroty podatku oraz centralne przechowywanie dokumentacji to przewagi, które w długoterminowej perspektywie znacząco ułatwią pracę działów księgowych i finansowych.
Podsumowanie
KSeF to ważny projekt cyfryzacji administracji publicznej i podatków w Polsce, który zmienia fundamenty funkcjonowania obiegu faktur w gospodarce. System nie tylko uprości pracę podatnikom, ale również wzmocni możliwości kontrolne fiskusa i przyczyni się do uszczelnienia podatku VAT. Przygotowanie się do obowiązkowego wdrażania KSeF, które rozpocznie się w lutym 2026 roku, powinno być priorytetem dla każdego przedsiębiorcy. Warto także skorzystać z profesjonalnej pomocy biura Moore Polska przy ul. Łużycka 10, 81-537 Gdynia Tel: +48 58 622 05 78, lub innych biur mających opracowane standardy doradztwa w tym temacie.
Dodaj komentarz